Datenschutzerklärung gegenüber Kunden und Lieferanten sowie deren Mitarbeitern

Der Schutz Ihrer Daten ist uns sehr wichtig. Daher behandeln wir Ihre Daten vertraulich und in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über

  • die Art der Datenerhebung, -speicherung und -verwendung sowie
  • die von uns vorgenommenen Maßnahmen zum Datenschutz.

1. Rechtsgrundlagen für den Umgang mit personenbezogenen Daten von Kunden und sonstigen Personen

Unsere Datenverarbeitung erfolgt im Wesentlichen auf Grundlage der Datenschutzgrundverordnug (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Dabei sind folgende Vorschriften von besonderer Bedeutung:

  • Einholung von Einwilligungen: Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a und Art. 7 DSGVO
  • Datenverarbeitung zur Leistungserbringung (Auftragsbearbeitung) oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Angebote) sowie zur Beantwortung von Anfragen: Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO
  • Datenverarbeitung zur Erfüllung rechtlichen Verpflichtungen: Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO
  • Datenverarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen: Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO
  • Datenverarbeitung zum Schutz lebenswichtiger Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person: Art. 6 Abs. 1 Buchstabe d

2. Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle ist im Sinne der einschlägigen gesetzlichen Regelungen die

Energy Transmission Consult GmbH
Bemeroder Straße 71
30559 Hannover
Telefon: +49 511 8076 59-0
Fax: +49 511 8076 59 98
E-Mail: info@etc-gmbh.net
Geschäftsführer: Maik Bäumer

3. Von uns erhobene Daten

Grundsätzlich werden von uns Daten nur zur Angebotserstellung, Auftragsbearbeitung und Abrechnung erhoben, gespeichert und verarbeitet. Dies betrifft auch personengebundene Daten.

Personenbezogene Daten, die uns persönlich übergeben werden, z.B. in Form von Visitenkarten, E-Mails oder schriftliche Anfragen, werden von uns auch abgelegt und gespeichert, um Kontakt zu einem späteren Zeitpunkt aufzunehmen, z.B. für Angebote oder Vereinbarung von persönlichen Treffen. Dabei beschränkt sich die Datenerfassung auf die Informationen Name, Vorname, Titel, Funktion, Unternehmen, Organisationseinheit, Anschrift, Telefon- und Fax-Nummern, E-Mailadressen, gegebenenfalls sonstige Kontaktinformationen.

Sofern personengebundene Daten und insbesondere E-Mail-Adressen für weitergehende Kontaktaufnahmen und insbesondere für Informationen und Mitteilungen genutzt werden sollen, werden hierzu ausdrückliche Zustimmungen eingeholt.

Unser Exchange-Server sowie unsere Fileserver, werden von der imp GmbH, Im Neyl 18, 59823 Arnsberg betrieben. imp übernimmt auch das Hosting unser Online-Präsenz, d.h. von unseren Internetseiten. Als deutsches Unternehmen hat imp die Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung in vollem Umfang zu erfüllen und dies auch nachzuweisen.

Unsere Online-Präsenzen in sozialen Netzwerken unterhalten wir, um mit Kunden, Interessenten und Nutzern zu kommunizieren. Beim Aufruf der jeweiligen Netzwerke und Plattformen gelten die Geschäftsbedingungen und die Datenverarbeitungsrichtlinien der jeweiligen Betreiber. Unsererseits werden darüber hinaus keine Daten von diesen Online-Präsenzen erfasst, verarbeitet oder gespeichert.

Bei XING handelt es sich um ein deutsches Unternehmen, dass der DSGVO unterliegt. LinkedIn ist unter dem Privacy-Shield-Abkommen zertifiziert und garantiert somit, das europäische Datenschutzrecht einzuhalten.

4. Übermittlung von Daten an Dritte

Personenbezogene Daten werden nicht ohne Einwilligung der betroffenen Person oder Kunden weitergegeben. Ausgenommen hiervon sind Auskünfte, zu denen wir aufgrund rechtlicher Vorgaben verpflichtet sind, z.B. Mitwirkungspflichten.

5. Dauer der Datenspeicherung

Die von uns erhobenen und verarbeiteten Daten werden gemäß Art. 17 und Art. 18 DSGVO gelöscht oder in ihrer Nutzung eingeschränkt, sobald sie für die Zwecke, für welche sie erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind und wenn der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Werden die Daten nicht gelöscht, weil sie für andere und gesetzlich zulässige Zwecke aufbewahrt werden müssen (z. B. aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen), wird ihre Verarbeitung eingeschränkt, d. h. die Daten werden gesperrt und nicht für andere Zwecke verarbeitet.

Gemäß § 257 Abs. 1 HGB beträgt die Aufbewahrungsfrist 6 Jahren für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Handelsbriefe, Buchungsbelege etc. und gemäß § 147 Abs. 1 AO beträgt die Aufbewahrungsfrist 10 Jahren für Bücher, Aufzeichnungen, Lageberichte, Buchungsbelege, Handels- und Geschäftsbriefe, für die Besteuerung relevante Unterlagen usw.

6. Zugriffsberechtigung auf Ihre Daten

Grundsätzlich können nur Mitarbeiter der ETC auf Daten von Kunden und Lieferanten sowie Ihrer Mitarbeiter zugreifen und diese verarbeiten, wenn Ihnen die Informationen persönlich übergeben wurden oder wenn sie diese Daten im Rahmen der Auftragsbearbeitung oder -verarbeitung, wie Leistungserbringung, Abrechnung und Buchhaltung benötigen.

Unsere Buchhaltung wird von der imp GmbH vorgenommen. Es werden nur die Daten der Kunden und Lieferanten übergeben, die für die Buchhaltung erforderlich sind. Die Daten werden im Programmsystem DATEV verarbeitet und gespeichert. Zugriff haben ausschließlich autorisierte Mitarbeiter des beauftragten Dienstleisters. Es werden die vorgenannten gesetzlichen Aufbewahrungsfristen eingehalten. Mit dem externen Dienstleister, der als deutsches Unternehmen der DSGVO unterliegt, wurde eine Datenschutzvereinbarung abgeschlossen.

Die Mitglieder der Geschäftsführung sowie das Office Management der ETC haben grundsätzlich Zugang zu allen Daten von Kunden und Lieferanten und auch zu den personenbezogenen Daten von Mitarbeitern der Kunden und Lieferanten. Neben der Ablage von physischen Daten (z.B. Visitenkarten, Schriftwechsel) können Daten der Kunden und Lieferanten sowie von Mitarbeitern der Kunden und Lieferanten in elektronischen Systemen wie Outlook oder Excel-Dateien erfasst werden.

Sollten Freigaben für Kontaktaufnahmen ohne Auftragsbezug, z.B. zur Übermittlung von Informationen, bestehen, so können diese Informationen auch von anderen Funktionsträgern, insbesondere Marketing und Vertrieb zweckgebunden verarbeitet werden.

7. Übermittlungen in Drittländer

Eine Verarbeitung von Daten in einem Drittland (d. h. außerhalb der Europäischen Union) durch uns oder im Rahmen der Inanspruchnahme von Diensten Dritter oder im Rahmen der Offenlegung bzw. Übermittlung von Daten an Dritte erfolgt nur zur Erfüllung unserer (vor)vertraglichen Verpflichtungen, auf Grundlage Ihrer Einwilligung, aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung oder auf Grundlage unserer berechtigten Interessen. Vorbehaltlich gesetzlicher oder vertraglicher Genehmigungen verarbeiten oder lassen wir die Daten nur beim Vorliegen der besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO in einem Drittland verarbeiten. Die Verarbeitung erfolgt also z. B. auf Grundlage besonderer Garantien, wie der offiziell anerkannten Feststellung eines der EU entsprechenden Datenschutzniveaus (z. B. für die USA durch den „EU-US Privacy Shield“ [EU-US-Datenschutzschild]) oder unter Beachtung offiziell anerkannter spezieller vertraglicher Verpflichtungen (sogenannte „Standardvertragsklauseln“).

8. Rechte der betroffenen Personen

Sie sind jederzeit berechtigt, die Energy Transmission Consult GmbH um umfangreiche Auskunftserteilung zu den zu Ihrer Person gespeicherten Daten sowie und um eine Kopie der personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, zu ersuchen (Art. 15 DSGVO).

Gemäß Art. 16 DSGVO haben Sie das Recht, von dem Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten sowie die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

Sie haben in Übereinstimmung mit Art. 17 DSGVO das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden. Alternativ dazu haben Sie in Übereinstimmung mit Art. 18 DSGVO das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen, wenn die in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen gegeben sind.

Sollten Sie einer Speicherung und/oder Verarbeitung Ihrer Kontaktdaten uns gegenüber widersprechen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern Gründe der Auftragsbearbeitung und -verarbeitung oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen dem nicht entgegenstehen, und nicht weiterverarbeitet. Sie werden künftig nicht mehr kontaktiert und keine weiteren Informationen von ETC erhalten.

Sie haben das Recht zu verlangen, die Sie betreffenden Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, gemäß Art. 20 DSGVO zu erhalten, und Sie haben das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln (Recht auf Datenübertragbarkeit).

Widerrufsrecht

Sie haben das Recht, erteilte Einwilligungen gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

Widerspruchsrecht

Sie können gegen die künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gemäß Art. 21 DSGVO jederzeit Widerspruch einlegen. Der Widerspruch kann insbesondere gegen die Verarbeitung der Daten für Zwecke der Direktwerbung erfolgen.

Ferner haben Sie gemäß Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde.

Sie können Ihre Rechte entweder postalisch (Energy Transmission Consult GmbH, Bemeroder Straße 71, 30559 Hannover), telefonisch (+49 511 8076 59-0), per Fax (+49 511 8076 59 98) oder per E-Mail (info@etc-gmbh.net) geltend machen. Die Auskünfte und Kopien sind für Sie kostenlos.

9. Datensicherheit

Nach Art. 32 DSGVO sind bei der Verarbeitung personenbezogener Daten geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. ETC hat technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen getroffen, um Ihre personenbezogenen Daten gegen unbeabsichtigte, unrechtmäßige Löschung oder gegen unbeabsichtigten Verlust oder Veränderung zu schützen. Diese Maßnahmen wurden auch vorgenommen, um Ihre personenbezogenen Daten gegen unberechtigte Nutzung, Weitergabe oder unberechtigten Zugriff und gegen andere unrechtmäßige Formen der Verarbeitung und des Missbrauches zu schützen. Wir sind dabei stets bemüht, unter Berücksichtigung des aktuellen Stands der Technik einen möglichst hohen Schutz Ihrer Daten zu gewährleisten.

Physische Daten werden in abschließbaren Schränken aufbewahrt. Elektronisch gespeicherte Daten werden so gespeichert, dass der Zugriff nur für autorisierte Einzelpersonen möglich ist (z.B. Laufwerke und Ordner mit Zugriffsbeschränkungen).

Die Einhaltung der Datenschutz- und IT-Sicherheitsbestimmung der ETC wird von der Geschäftsführung regelmäßig überprüft. Mitarbeiter werden regelmäßig über die Datenschutzanforderungen und -maßnahmen unterwiesen.

10. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, unsere Datenschutzerklärung aus gesetzlichen und/oder organisatorischen Gründen anzupassen. Kenntnis von solchen Änderungen erhalten Sie durch Veröffentlichung der geänderten Datenschutzerklärung auf unserer Website. In Fällen, in denen durch die Änderungen eine Mitwirkungshandlung Ihrerseits (z. B. Einwilligung) notwendig oder eine sonstige individuelle Benachrichtigung erforderlich wird, werden Sie unmittelbar und persönlich informiert.

11. Kontakt

Bei Fragen, Kommentaren, Beschwerden sowie Auskunftsersuchen im Zusammenhang mit unseren Datenschutzhinweisen und der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich an Maik Bäumer, maik.baeumer@etc-gmbh.net wenden.